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15/05/2012  Versione per la stampa Share it   Condividi su Facebook

I suggerimenti di American Express

Tagliare è la parola d'ordine. Tagliare sui dipendenti, sulle spese, tagliare il superfluo, l'eccesso o gli sprechi. In un momento di austerità economica come quello che stiamo vivendo oggi, le aziende sono molto sensibili alla questione delle 'spese'. Tuttavia la soluzione non è sempre e solo 'tagliare': esistono, infatti, alcune procedure che le aziende possono adottare per ottenere una migliore gestione e controllo delle spese aziendali sia dirette, ossia quelle legate ai viaggi d’affari, sia indirette, quali forniture per ufficio, bollette telefoniche e simili.

Per mostrare un percorso alternativo, American Express ha messo a disposizione le proprie competenze alle aziende, per supportarle  nell’individuare le migliori modalità per gestire le spese aziendali e ottimizzare i flussi di cassa, tramite funzioni avanzate di reportistica che aiutano a semplificare i processi e a incrementare i livelli di trasparenza. “Instaurare una corretta gestione delle spese permette di ottenere benefici immediati in termini di visibilità e controllo delle spese e di risparmiare tempo a livello di amministrazione perché i dipendenti possono usare programmi automatizzati di gestione delle spese - commenta Piotr Pogorzelski, Vice President & General Manager Global Commercial Card di American Express in Italia – Tutto ciò non solo genera efficienza e dunque riduzione dei costi, ma mette in condizione le aziende anche di negoziare migliori condizioni con i fornitori attraverso sofisticati strumenti di reportistica”.

Seguire policies rigorose riguardo alle spese aziendali è solo il primo passo. Le policies, infatti, per essere efficaci devono essere costantemente riesaminate, comunicate correttamente e costantemente rinforzate. Perché il tempo investito in questo processo è in grado di generare vantaggi sostanziali per l’azienda in termini di visibilità, controllo e previsione di spesa. “E’ fondamentale fissare obiettivi chiari e comunicarli correttamente all’interno dell’azienda, in modo che i dipendenti ne siano al corrente” - continua Piotr Pogorzelski – “Per esempio, è importante definire a livello aziendale quanto è consentito spendere per un pranzo di lavoro, quanto traffico telefonico è a disposizione e se i dipendenti devono viaggiare in classe economica o business, elencando anche i partner per programmi ad esempio di frequent flyer, i fornitori consigliati, le tariffe applicate, ecc”.

Sono otto i 'suggerimenti utili' che American Express rivolge alle aziende per gestire efficientemente le proprie spese. Innanzitutto è necessario promuovere una cultura interna aziendale che sottolinei i benefici, per i dipendenti e per l’azienda, legati ad una corretta gestione delle spese. Secondariamente è consigliabile introdurre policies interne e comunicarle in maniera efficace in modo che vengano percepite come sensate e ragionevoli e vengano condivise dai dipendenti. Per garantire un’efficiente gestione amministrativa delle spese e una maggiore autonomia sarebbe cosa buona fornire ai dipendenti gli strumenti adeguati, privilegiando ove possibile le nuove tecnologie web based. Per incrementare i livelli di trasparenza e tracciabilità nella rendicontazione delle spese e nella raccolta dei giustificativi American Express suggerisce di promuovere l’utilizzo delle carte di pagamento e disincentivare l’utilizzo del contante.

Per effettuare previsioni di spesa sui costi diretti e indiretti è utile dotarsi di sistemi di reportistica web based, di immediata consultazione, incrementando anche la capacità negoziale nei confronti dei fornitori di beni e servizi. La prefrenza dovrebbe poi andare a sistemi che consentono l’approvazione al momento della rendicontazione delle spese effettuate, piuttosto che processi che richiedono approvazioni di spesa in anticipo e, per ridurre i casi di non conformità, sarebbe maglio assicurarsi che le spese effettuate dai dipendenti rientrino nei canoni delle policy stabilite. Infine,  per allinearle alle evoluzioni normative, tecnologiche e dei mercati di riferimento, American Express consiglia di rivedere ed aggiornare periodicamente le policies.

“Implementare una strategia di razionalizzazione delle spese funziona solo se si è in grado di monitorare e valutare le spese. In questo senso evitare l’uso di contanti e promuovere l’utilizzo di carte e sistemi di pagamento aziendali semplifica il compito”- conclude Piotr Pogorzelski – “gli strumenti che facilitano i processi di rendicontazione aumentano la trasparenza e contribuiscono allo stesso tempo a facilitare i dipendenti, agevolandoli ad esempio per quanto riguarda la raccolta dei giustificativi”. 

Roberta Masella


Redazione MyMarketing.Net
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