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19/03/2010  Versione per la stampa Share it   Condividi su Facebook

Gestire il tempo

 
Ognuno di noi si trova spesso a non aver tempo nel fare tutto quello che si è prefisso. Anzi, per dirla meglio, è fatto quotidiano sentirsi dire: non ho tempo! …sono “preso” dalle urgenze...ho delle scadenze impellenti…
Da una prima analisi sembra che la gestione del tempo sia una criticità non solo individuale ma “aziendale”, tanto da mettere spesso in subbuglio l’organizzazione stessa del lavoro.
Ma è possibile che tutti i giorni non si ha tempo? E’ plausibile che ciascuno si senta oppresso dalla mancanza di spazi temporali? Quanto l’uso del tempo influisce sui risultati che dobbiamo produrre?  
Il tempo è una risorsa limitata e gestirlo è un’esigenza di tutti. Il suo utilizzo è fortemente influenzato dal nostro stile di comportamento e dall’incidenza che hanno: sprechi, abitudini e gestione delle priorità.
 
Il tempo è “vincolo o risorsa” a seconda di come viene gestito.
Ottimizzarlo significa: pianificare ed organizzare le proprie azioni, eliminare le attività a basso valore, rivedere i comportamenti dispersivi, saper fare le cose giuste al momento giusto.
La gestione del tempo è un fatto di organizzazione che richiede prima di tutto una definizione degli obiettivi e delle priorità aziendali. Queste potranno essere definite su scala: annuale, semestrale, trimestrale e mensile.
 
Definite le priorità, queste vanno tradotte in una serie di attività a cui si darà una scadenza (mesi, settimane, giorni, ore). Le attività vanno condivise con i collaboratori ed i colleghi anche avvalendosi di strumenti utili a verificarne il loro sviluppo (planning, foglio di lavoro, ecc.).
Il resto è legato all’organizzazione di: responsabilità e compiti, risorse, strumenti, ecc.
Tuttavia la gestione del tempo richiede “rigore” e nello stesso tempo flessibilità che si equilibrano sulla base di: importanza e valore che attribuiamo a ciascuna attività normalmente sviluppata.
 
Questi i 5 consigli per migliorare la gestione del proprio tempo:
1)    Definisci le priorità sulla base delle richieste dei clienti e delle scadenze aziendali - questa azione stabilisce i livelli di coerenza tra le proprie attività e le linee guida aziendali e contribuisce a raggiungere traguardi comuni.
2)    Misura il tempo dedicato alle attività quotidiane - in questo modo sarà possibile individuare sia quanto tempo si dedica alle attività sia gli sprechi e il peso degli imprevisti.
3)    Pianifica le attività principali per il giorno dopo indicando un minimo ed un massimo - questo accorgimento rende possibile la definizione della risorsa tempo e il suo impiego ottimale.
4)    Ritaglia due spazi temporali durante la giornata per le attività non prioritarie (telefonate, mail, ecc.) - tale abitudine induce a comprimere il tempo dedicato ad attività da fare ma non urgenti.
5)    Misura il tempo “liberato” su scala settimanale – l’analisi dei risparmi di tempo ci rende consapevoli sia delle buone abitudini sia di quelle che richiedono di essere modificate; mette in evidenza, inoltre, le cause di spreco e di ritardo.
 
Liberare tempo significa cogliere maggiori opportunità, dedicando spazi ad attività orientate a: ricerca, sviluppo, aggiornamento, ecc ma anche ottimizzare i risultati e.. vivere meglio.
 
 
 
Giovanni Volpe
                                                                                  Amministratore Unico di COMITES srl
                                                                                         volpe@comites.mi.it
                                                                                                                              


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