Registrati | Login
  

FOCUS ON MANAGEMENT BRANDING MEDIA INTERNATIONAL

Il Project Management

Del: 11/01/2006

In esclusiva per MyMarketing.Net, l’anteprima del 5°capitolo del libro ’Il Project Management’ di A. Greenwood e S. Nokes, ed. Pearson Education Italia, la nuova collana di management Financial Times Prentice - Hall.

Pochi di coloro che non hanno mai condotto un progetto in passato avranno già avuto motivo di pianificare le attività nel dettaglio come richiesto dal project management, ma per un project manager questa è una delle attività fondamentali.
I piani di progetto sono piuttosto diversi dai tipi di piano che i line manager devono produrre come parte del proprio lavoro; pertanto, anche line manager esperti possono non avere familiarità con la pianificazione di progetto. 
In questa sede si affronteranno le implicazioni della critical chain per quanto riguarda la pianificazione.

Che cos’è un piano?
Il piano è una descrizione di come si intende raggiungere un obiettivo. Questa parola è comunemente utilizzata per indicare previsioni di spesa o di crescita, mentre nell’ambito del project management non è corretto definirle piani, a meno che non includano una descrizione di come avverrà la crescita.
In un piano non si dice solo quello che si farà, ma si spiega anche come.
In questa ampia definizione di piano rientrano molte descrizioni.
Un piano può essere discorsivo o schematico e può trattare eventi che vanno dalla sintesi più generale al dettaglio più minuto; entrambe le possibilità sono valide se applicate nelle circostanze giuste.
È inoltre importante che il piano utilizzato nelle proprie discussioni venga adattato alle esigenze dell’interlocutore: di solito, gli utenti finali potenziali di una proposta sono solo interessati a sapere quando fornire il proprio input al team e quando il sistema verrà rilasciato.
I facility manager (manager delle strutture), invece, potrebbero avere bisogno di un gran numero di dettagli su una piccola porzione di lavoro, mentre i membri del team devono conoscere l’intero progetto nel dettaglio.
Date le diverse esigenze informative dei vari gruppi, alcune volte è meglio utilizzare diverse versioni del piano per ciascun gruppo. In tal caso, occorre assicurarsi che ogni piano sia compatibile con gli altri. La maniera più semplice e sicura è quella di ricavare l’obiettivo particolare o i piani parziali dal piano generale, che tratta tutti gli aspetti necessari al progetto.

Perché pianificare?
La pianificazione può essere interpretata male e alcuni sembrano sostenere che aggiunga poco valore: dopotutto, se il lavoro dev’essere svolto, verrà svolto anche senza impiegare tempo a compilare diagrammi che lo riguardano.
Questo atteggiamento può essere valido per un’operazione di piccole dimensioni, senza limiti di tempo e denaro, ma l’insoddisfazione dei clienti e la frustrazione derivante dall’essere costantemente disorganizzati possono spingere molte persone a fare un po’ di pianificazione. In un’organizzazione con risorse scarse e tempo limitato, pianificare è l’unico modo per tenere la situazione sotto controllo e ottimizzare le attività.
Essa presenta, inoltre, i seguenti vantaggi:

» Il processo di creazione di un piano costringe le persone a riflettere sui vari elementi coinvolti nel progetto e sulle loro interdipendenze.
» Permette di programmare l’impiego di risorse scarse, sia limitatamente a un progetto sia in tutta l’azienda.
» Se esiste un piano rispetto al quale tracciare l’avanzamento, si può individuare l’eventuale divergenza e intervenire prima che la situazione si faccia critica.
» Un’adeguata riflessione sul piano è una delle rare difese possibili dalle richieste di scadenze irragionevoli.
» Suddividere il progetto in singole attività, ognuna con output e scadenze identificabili, permette al project manager di delegarle efficacemente. Un piano ben strutturato agevola l’assegnazione di obiettivi SMART quando si delegano le attività, migliorando così le opportunità che i membri del team producano l’output auspicato nei tempi previsti.
» È più semplice concentrarsi su attività singole, definite con chiarezza, piuttosto che su un intero progetto in cui si ha solo un ruolo limitato. Pertanto, strutturare un progetto correttamente dà ai membri del team obiettivi soddisfacenti nel breve e nel medio termine. Un piano è uno strumento di comunicazione. Clienti, fornitori, membri del team, sponsor e stakeholder possono raggiungere una comprensione comune su quando gli output saranno disponibili e sul perché cui alcune scadenze vadano rispettate.
» Senza un piano, le attività verrebbero dimenticate, iniziate in ritardo o assegnate a più persone.

Si ringrazia la casa editrice Pearson Education Italia per la gentile concessione.

Approfondisci negli allegati metodi e strumenti per la gestione dei progetti aziendali e il sommario del libro.

Allegati:
Il Project Management
Indice del libro

 
 

Business Video