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Meeting e convegni

Del: 30/03/2005

Nell’articolo dal titolo “Tendenze del mercato congressuale” pubblicato precedentemente su questo sito, si notava una flessione della domanda relativa al mercato congressuale causata dalla difficile situazione economica nazionale e internazionale.
Infatti, seppur con notevoli differenze fra le diverse tipologie di eventi e locations, nel 2003 si registrava un calo in termini di numero di incontri, numero di partecipanti, pernottamenti, giornate di presenza, fatturato.
Vediamo ora quali sono le tendenze qualitative registrate negli ultimi anni in termini di obiettivi dell’evento, pianificazione, comunicazione e modalità di organizzazione.

Obiettivi
Negli ultimi anni si è assistito ad una commistione degli obiettivi degli eventi aziendali: tende a scomparire la netta distinzione fra meeting aziendali, convention, incontri di formazione e incentive. Così nella maggior parte dei meeting vengono inseriti degli elementi premianti e di incentivazione (si pensi alla scelta di una destinazione e di una location d’appeal per i partecipanti, a programmi sociali ricchi di escursioni, cene di gala e intrattenimento musicale) e dei momenti formativi (come, ad esempio, le attività di team building e quelle atte a stimolare la motivazione dei partecipanti e il problem solving).
D’altro canto, anche nella maggior parte degli incentive sono previsti dei momenti aggregativi in sala riunioni e dei momenti formativi indoor o outdoor. In questo modo l’evento assolve a più funzioni nello stesso tempo consentendo di ottimizzare le risorse economiche e di tempo a disposizione dell’azienda committente e dei partecipanti.

Pianificazione
L’incerta situazione economica e geopolitica internazionale ha causato diversi cambiamenti nella pianificazione degli eventi aziendali. Il budget a disposizione per l’evento si riduce e induce ad una riduzione della durata media degli eventi e del numero di partecipanti.
La stessa scelta della location e della destinazione ne risente: dagli hotel 5 stelle lusso in località da sogno si passa a dimore di charme (come dimore storiche, ville, castelli, country house e agriturismo di buon livello).
D’altra parte, grazie alla riduzione dei fondi destinati all’advertising classico, il ricorso a forme di incentivazione delle vendite (come gli incentive e i concorsi a premio) è aumentato in virtù della maggiore efficacia ed economicità di questi strumenti rispetto alla costosa pubblicità classica. Il tempo dedicato alla pianificazione dell’evento si è ridotto sia perché le aziende sono costrette ad operare in contesti sempre più complessi e turbolenti (e quindi a procrastinare le decisioni) sia perché spesso si sottovalutano i tempi per l’organizzazione dell’evento.

                                                        Alessandro Perrone
                                              Direttore Marketing FarmTraveller

Approfondisci tutto l’articolo nell’allegato!

Allegati:
Analisi qualitativa Meeting e Convegni

 
 

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