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Convention commerciali

Del: 11/05/2005

La convention commerciale è uno dei momenti più “forti” di una attività di gestione delle risorse umane destinate alla vendita, sia che si tratti di agenti, che di distributori, che di area manager.
Intorno al meeting ruotano infatti attese, aspettative, problematiche, necessità di allineamento, a volte anche tensioni emotive o caratteriali. In effetti, per molti venditori, la convention è l’unico momento di rapporto reale con l’identità aziendale.

In un contesto così saturo di dinamiche, la gestione dell’evento debba necessariamente essere condotta in maniera calibrata. Non va dimenticato che dal lato dell’azienda organizzatrice, il meeting è un’occasione per trasmettere fiducia, obiettivi, valori: esiste sempre la presunzione (aziendale) che questo tempo sia utile al raggiungimento di obiettivi importanti per l’impresa.

Vedendo le cose con gli occhi di chi partecipa, invece, spesso l’approccio è molto più legato al dovere che all’utilità. Non è il caso di organizzare un meeting se non si ha qualcosa di realmente importante da dire. Un aspetto particolarmente rilevante in incontri di questo tipo è quello logistico; trattandosi di partecipanti distribuiti solitamente su aree vaste, è buona norma cercare di selezionare strutture ricettive baricentriche e di facile raggiungimento.
Se in alcune occasioni aggregative la particolarità di una location può rappresentare di per sé un’ aggiunta di valore o una metafora formativa, nel caso di incontri pragmatici come le convention commerciali, sarà opportuno considerare alberghi facili da raggiungere, dotati di parcheggio custodito (la macchina è uno strumento di lavoro), con camere possibilmente uguali tra loro.
Un’attenzione particolare merita il programma: spesso i mezzi di trasporto utilizzati sono eterogenei e questo comporta la necessità di cominciare più tardi del dovuto o soggiornare una notte in più per chiudere i lavori.
Anche in questo senso una pianificazione logistica è fonte di risparmi notevoli. Ritornando al programma, solitamente si cerca di non organizzare interventi lunghi e di non rimanere troppo tempo dentro la stessa aula.
Dove possibile, il gruppo viene frazionato in workshop più piccoli e la dinamica è alternata sempre fra lavoro in team e lavoro in plenaria. Se questo non fosse possibile, è bene prevedere sessioni brevi, intervallate da coffee break o confronti con la platea. Il rispetto dei tempi è importante in contesti come questo, in cui lasciare troppa libertà genera rallentamenti e perdite di efficacia.
Perciò è utile comunicare quali sono gli orari previsti durante l’evento, invitando al rispetto delle regole.
In termini economici, un’attività professionale di gestione degli eventi può contribuire a ottimizzare in maniera rilevante il budget destinato all’evento.
Un supporto professionale riesce in effetti a definire una contrattualistica più precisa e scevra da rischi, e a condurre una trattativa commerciale più incisiva, più allineata con la situazione di mercato, più forte in termini di economie di scala.
Si pensi ad esempio alla gestione delle penali per annullamento, spesso vera fonte di ricchezza per gli alberghi, piuttosto che alla gestione dei menu, o alla prassi, ormai consolidata in alcune strutture, di fornire quotazioni a forfait per un insieme di servizi.
Queste quotazioni a forfait sono in effetti spesso particolarmente interessanti in condizioni di massima pianificabilità e uniformità delle partecipazioni.
Diventano invece oltremodo svantaggiose quando i partecipanti hanno arrivi e partenze scaglionate o consumano solo parte dei servizi.

                                                            Michele Bresciani
                                                             AD FarmTraveller 
                                                      michele@farmtraveller.com
 
 

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