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Pubblicato: 30 Maggio 2013

Sostenibilità danese

Per costruire un prodotto di successo non bisogna avere paura di ispirarsi ad esperienze di successo.
Nel caso di eventi a basso impatto ambientale possiamo senza dubbio rivolgere lo sguardo alla Danimarca e a quello che ha saputo fare nei primi sei mesi del 2012, periodo in cui il paese scandinavo ha assunto la presidenza temporanea dell'Unione Europea.
Pochi giorni fa il Ministero degli Esteri danese ha messo in rete il report di questa esperienza  di Presidenza a basso impatto ambientale, definita dai media stranieri Tap Water Presidency (“la Presidenza dell'acqua di rubinetto”).
Il report spiega in modo dettagliato gli obiettivi che il Ministero, “regista” organizzativo delle attività del semestre, si era posto per questo grande avvenimento, i lavori preparatori, gli indicatori scelti per misurare le loro performance, le azioni messe in campo, i risultati raggiunti e l'eredità che questa esperienza lascia.

Alcuni aspetti del report sono molto indicativi di come andrebbe pensato, organizzato e gestito un evento sostenibile di successo.
In primo luogo, l'evento ha bisogno di una pianificazione ragionata e dettagliata. Sembra un assunto banale, ma non mai superfluo ripetere come è importante definire bene quello che sarà effettivamente portato avanti e prevedere quello che potrà succedere, soprattutto in termini negativi, durante o alla fine del processo organizzativo, per arrivare pronti a qualsiasi eventualità e superarla nel migliore dei modi.
Un evento di successo diventa tale se diversi soggetti agiscono nella stessa direzione per raggiungere obiettivi comuni e solo secondariamente individuali. Il Ministero degli Esteri ha tenuto conto nell'organizzazione di diverse tipologie di stakeholder: dai cittadini, sui quali ha agito non modificando in negativo le loro abitudini di vita a causa dei lavori del semestre e dimostrando attenzione alla sostenibilità e ai costi organizzativi, fino ad arrivare alle imprese locali, presentate come eccellenze in campo di clean tech e altri settori, e coinvolte come partner o sponsor perfettamente integrate nella vision del progetto.

Il lascito (“legacy”) che il Ministero ha voluto dare alla Danimarca e al mondo è quello di continuare il percorso intrapreso con queste attività istituendo il DSEI, un organismo che racchiude dodici realtà pubblico-private e che porterà avanti lo sviluppo e l'organizzazione di eventi a basso impatto ambientale in Danimarca, rendendo il paese una meta attrattiva per il turismo congressuale “green” e un'assoluta eccellenza per l'organizzazione di questo tipo di eventi
Parlando dell'aspetto economico, nell'organizzazione delle attività del semestre il comitato organizzatore ha fissato il suo budget prendendo come termine di paragone quanto speso due anni prima dalla vicina Svezia per organizzare il proprio semestre di Presidenza europea. Il risultato finale è stato un risparmio del 60% circa rispetto all'esperienza svedese (200 milioni di corone danesi contro i 500 milioni della Svezia), corrispondente più o meno a 40 milioni di Euro.
L'esperienza danese ci insegna come nell'organizzazione di eventi a basso impatto non si possa prescindere dall'attenzione maniacale a questi aspetti, senza i quali nessun contenuto tecnico di qualità (energia, location, trasporti, ecc.), altrettanto necessario per questo tipo di prodotto, può restare in piedi o fornire i risultati sperati.

Claudio Severi
madeincongress.it
foto di Bjarke Ørsted

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